Préparation au dépôt d’une demande de financement sur l’Espace client DEC

Ce document est fourni à titre indicatif afin d’aider la personne autorisée ^{Note de bas de page 1} à se préparer pour l’appel de projets Innovation sociale pour l’Est de Montréal.

L’Espace client sera disponible à partir du 8 novembre 2024. Vous aurez jusqu’à 12h00 (HNE) le 29 novembre 2024 pour compléter votre demande de financement.

Nous vous conseillons de lire la section “Contenu du formulaire de demande de financement”, qui détaille les renseignements nécessaires pour compléter le formulaire en ligne.

Consultez également la section “Se connecter à l’Espace client” pour vous familiariser avec les instructions de connexion.

Une équipe est disponible pour vous accompagner dans la préparation de votre demande de financement sur l’Espace client. Nous vous invitons à communiquez avec nous.

Se connecter à l’Espace client DEC  

Utiliser l’un des navigateurs suivants :

• Safari
• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge

Ne pas utiliser Internet Explorer. En cas de problème technique, nous ne pourrons pas vous offrir d’assistance.

Seule une personne autorisée peut se connecter pour compléter et soumettre une demande de financement sur l’Espace client. Pour obtenir un accès sécurisé, utiliser l’une des options de connexion ci-dessous. Une authentification à deux facteurs sera nécessaire.

Deux options sont offertes pour la connexion.

Option CléGC 

Vous pouvez utiliser une CléGC existante ou en créer une nouvelle.
Pour créer une nouvelle CléGC, vous devrez fournir :

• Un nom d’utilisateur
• Un mot de passe
• Des questions et des réponses de récupération
• Une adresse courriel pour la récupération. Prendre note qu’une adresse courriel ne peut être associée qu’à une seule CléGC.

Prévoir quelques minutes pour effectuer cette étape.
Pour plus d’information :

• CléGC - Foire aux questions (FAQ) (clegc-gckey.gc.ca)
• Aide ayant trait à CléGC - Canada.ca

Rappel : Votre nom d'utilisateur et votre mot de passe protègent votre CléGC, et vous devez en assurer la confidentialité en tout temps, ne pas les partager avec personne, y compris les représentants du gouvernement du Canada.

Option avec partenaire de connexion

Si vous avez déjà un compte bancaire en ligne auprès d’un des partenaires de connexion, vous pouvez utiliser les mêmes renseignements d’ouverture de séance pour accéder aux services du gouvernement du Canada.

Lorsque vous utilisez un partenaire de connexion, DEC ne reçoit aucun renseignement permettant de vous identifier et ne sait pas quel partenaire vous avez utilisé. De même, les informations que vous communiquez à DEC ne sont pas partagées avec votre partenaire de connexion.

Si votre institution financière ne figure pas sur la liste, vous devez utiliser une CléGC.

Pour plus d’information :

• L'utilisation d'un partenaire de connexion - Canada.ca

Authentification à deux facteurs

L’authentification à deux facteurs est une mesure de sécurité obligatoire intégrée aux étapes de connexion à l’Espace client.

Vous devrez confirmer votre identité en entrant un code de validation unique à chaque fois que vous accédez à l’Espace client. Pour cela, vous devrez télécharger une application d'authentification qui génère un code de sécurité. Il existe plusieurs applications qui fournissent ce service, tel que Google Authenticator et Microsoft Authenticator. Quelle que soit l’application que vous choisissez, assurez-vous qu’elle provient d’un fournisseur réputé.

Les applications d'authentification sont disponibles dans les magasins d'applications de confiance, tels que Google Play pour les appareils Android et Apple Store pour les appareils iOS.

Une fois votre appareil configuré, vous obtiendrez 5 codes de récupérations. Vous pouvez utiliser ces codes si vous perdez ou endommagez votre appareil, ou que vous supprimez ou réinstallez votre application d’authentification. Conservez-les dans un endroit sûr et accessible.

Pour plus d’information : CléGC - Authentification à deux facteurs (2FA) - FAQ (clegc-gckey.gc.ca)

Contenu du formulaire de demande de financement

Le formulaire pour compléter votre demande de financement sera disponible dans l’Espace Client à partir du 8 novembre 2024.

Lorsque toutes les informations obligatoires seront complétées et les documents joints, vous devrez cliquer sur le bouton Soumettre. Vous recevrez un accusé réception dans les 15 minutes suivants la soumission. Si vous ne recevez pas ce courriel, contactez-nous.

Pour avoir de l’aide dans la préparation de votre demande de financement sur l’Espace client, contactez-nous.

Afin de vous préparer à remplir le formulaire, vous trouverez ci-dessous les éléments de contenu demandés.

Renseignements sur l’organisation

• Nom légal - tel qu’il apparaît au Registre des entreprises du Québec
• Nom d’exploitation (si différent du nom légal)
• Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) (Registre des entreprises du Québec)
• Numéro d'entreprise (NE) de l’Agence du revenu du Canada (Registres d’entreprises au Canada)
• Coordonnées de l’organisation (adresse postale, numéro de téléphone, site web)
• Adresse où se déroulera le projet
• Nom et coordonnées de la personne autorisée ^{Note de bas de page 1} (déléguée formellement)
• Nom et coordonnées de la personne-ressource
• Nombre d’employé(e)s lors de la signature du présent formulaire
  • À temps complet (au moins 30 heures par semaine)
  • À temps partiel (moins de 30 heures par semaine)
  • Saisonniers (3 saisons maximum)
• Aide financière
  • Une aide financière a-t-elle été demandée à un autre organisme ou ministère?
  • Si oui, précisez toutes les aides gouvernementales (fédérales, provinciales ou municipales) reçues ou qui sont potentiellement recevables en lien direct avec les coûts du projet.

Cybersécurité

DEC souhaite connaître le niveau de préparation des organisations à la cybersécurité ainsi que les risques que posent les cyberattaques.

• Parmi les choix ci-dessous, lequel correspond le mieux à votre situation?
  • Mon organisation détient une certification en cybersécurité (p.ex. : CyberSécuritaire Canada, ISO 27001).
  • Mon organisation a un plan ou procède à la mise en place d’un plan de cybersécurité.
  • Mon organisation est sensibilisée à la cybersécurité.
  • S/O

Renseignements sur le projet

• Description sommaire du projet (1500 caractères disponibles)
  • Référez-vous au Guide de l’appel de projets pour connaître l'information à fournir.
• Coût total du projet
• Aide financière demandée à l’Agence
• Date prévue de début du projet
• Date prévue de fin du projet

Pièces jointes

Il n’y a pas de limite quant à la quantité de fichiers joints. La taille maximale de chaque fichier est de 50 Mo. Types de fichiers pris en charge : JPG, JPEG, TIFF, PNG, GIF, PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX, RTF, PPT, PPTX.

• Documents à soumettre :
• Copie de l’instrument de délégation de la personne autorisée ^{Note de bas de page 1}, s’il y a lieu.
• Des compléments d’information demandés dans le Guide de l’appel de projets. 

Équité, diversité et inclusion

DEC souhaite mieux comprendre vos démarches par rapport à l’intégration des principes de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (EDI) dans la gestion et la planification de votre organisation, reconnaissant que ces pratiques contribuent à rendre les organisations plus novatrices, productives et résilientes.

À noter que l’information documentée dans cette section EDI n’aura aucune incidence sur l’évaluation de votre projet. Toutefois, DEC pourrait faire un suivi à la fin de votre projet afin de mieux comprendre les besoins des organisations dans ce domaine.

Vous pourriez consulter la page Web EDI de DEC qui contient plus d’informations dans le but de vous aider à compléter cette section.

Pour les deux questions suivantes, veuillez cocher tous les éléments qui s’appliquent à votre situation :

• Est-ce qu’une composante EDI est présente dans votre stratégie organisationnelle ou d’affaires ? Oui ou Non

Cochez « oui » si votre organisation prend des mesures pour éliminer les préjudices et les obstacles de participation économique pour les personnes issues des groupes sous-représentés (voir définitions).
Si vous cochez Oui, veuillez sélectionner le ou les composantes EDI qui s’appliquent et commenter, le cas échéant :

• Diagnostic EDI : est-ce que votre organisation a effectué un diagnostic EDI?

Un diagnostic permet de cerner les enjeux EDI dans l’organisation, secteur d’activité ou région (p.ex. étude, revue de littérature, consultations)

• Plan EDI : est-ce que votre organisation dispose d’un plan EDI ?

Document de planification stratégique identifiant des pistes d’actions pour traiter les enjeux EDI identifiés

• Mise en oeuvre : est-ce que votre organisation a réalisé des activités en matière d’EDI ?

Opérationnalisation des activités EDI favorisant une culture organisationnelle inclusive

• Suivi et amélioration continue : est-ce que votre organisation fait un état de situation des progrès en matière d’EDI sur une base régulière ?

Permet à l’organisation de se faire un bilan, communiquer ses résultats et consolider ses acquis en matière d’EDI

• Autres composantes ou commentaires, si applicable (1500 caractères disponibles)
• Est-ce que votre organisation a l’intention d’entamer ou poursuivre vos efforts en matière d’EDI? Oui ou Non
• Veuillez indiquer si votre organisation prévoit s’inscrire ou est déjà inscrite au Défi 50-30 du Gouvernement du Canada : Oui ou Non
• Commentaires, si applicables (1500 caractères disponibles)

Déclaration volontaire

Les données recueillies dans cette section peuvent servir pour des fins de statistiques et à des fins de priorisation.

• Fins de statistiques : Les renseignements peuvent aider le gouvernement du Canada à suivre les progrès réalisés en matière d’accès inclusif aux programmes et services fédéraux, à cerner et à éliminer les obstacles et à apporter des changements pour améliorer l’accès inclusif. Les données agrégées et anonymes peuvent être communiquées à d’autres organisations fédérales ou publiées aux fins de production de rapports et de mesure de rendement.

• Fins de priorisation : Selon le programme ou l'initiative pour lequel vous déposez une demande, les informations recueillies peuvent aussi être utilisées à des fins de priorisation conformément aux critères de celui-ci. À cet effet, nous vous invitons à prendre connaissance de ces critères sur la page web et dans le Guide du demandeur (si applicable) correspondant au programme ou à l’initiative pour laquelle vous faites une demande.

Si votre organisation ne correspond pas aux définitions des groupes sous-représentés, ou si vous ne souhaitez pas déclarer votre statut, laissez les champs suivants vides, sinon veuillez indiquer les catégories s’appliquant à vous :

Si applicable, veuillez indiquer si :
OBNL : votre organisation est dirigée ou majoritairement dirigée, par un ou plusieurs des groupes sous-représentés suivants :
ou
PME : l’actionnaire majoritaire (détenant plus de 50 % des actions) peut s’identifier par un ou plusieurs des groupes sous-représentés suivants :

• Femmes
• Peuples autochtones
• Membres de communautés de langue officielle en situation minoritaire
• Jeunes
• Personnes en situation de handicap
• Nouveaux arrivants au Canada et immigrants
• Communautés noires
• Communautés racisées
• 2ELGBTQI+
• Autre

S’il y a lieu, veuillez indiquer si votre projet soutiendra l’un des groupes sous-représentés suivants :

• Femmes
• Peuples autochtones
• Membres de communautés de langue officielle en situation minoritaire
• Jeunes
• Personnes en situation de handicap
• Nouveaux arrivants au Canada et immigrants
• Communautés noires
• Communautés racisées
• 2ELGBTQI+
• Autre

Profil environnemental

Les entreprises et OBNL qui soumettent une demande d’aide sont invités à démontrer dans quelle mesure les activités du projet ou de façon plus générale leurs activités normales ou stratégies d’affaires s’inscrivent dans une dynamique de transition vers l’économie verte.

À cette fin, vous devez remplir le profil environnemental suivant afin que votre demande d’aide puisse être évaluée dans le cadre de cette mesure d’aide. Dans le cas où votre projet est retenu, un avis écrit vous sera demandé à la fin du projet pour confirmer que les éléments sélectionnés dans le profil environnemental ont bien été intégrés.

Pour les questions suivantes, veuillez cocher l’élément qui s’applique à votre situation :

• Est-ce qu’une composante environnementale* est présente
  *Mesure, produit, bien et service, plan ou stratégie
  • Dans le projet visé par la demande d’aide
  • Dans votre stratégie organisationnelle ou d’affaires / dans votre offre de biens et services
  • Ne s’applique pas
  • Commentaires (1500 caractères disponibles)

• Est-ce que votre projet vise, ou de façon plus globale, est-ce que votre stratégie organisationnelle ou d’affaires / offre de biens ou services favorise
  • L’adoption de technologies environnementales
  • Le développement de technologies environnementales
  • Le développement d’une économie verte (veuillez préciser dans le champ Commentaires ci-dessous).

Exemples : commercialisation d’un produit ayant une empreinte environnementale réduite, stratégie d’affaires axée sur la transition environnementale, certification environnementale, plan environnemental, etc.

• Commentaires (1500 caractères disponibles)

Pour les trois (3) questions suivantes, veuillez cocher les éléments qui s’appliquent à votre situation et fournir, si vous le jugez nécessaire, une explication dans la section Commentaires.

• Est-ce que votre projet, ou de façon plus globale, est-ce que vos activités contribue(nt) à
  • Dans le projet visé par la demande d’aide
  • La réduction de la consommation d’eau
  • La réduction de la consommation d’électricité
  • La réduction de la consommation de carburant ou d’énergie fossile
  • L’utilisation de matériaux éco-responsables

  Matériaux considérés éco-responsables : compostables, dégradables, biodégradables, recyclables, rechargeables, au contenu recyclé

  • L’utilisation d’équipements certifiés ENERGY STAR, à usage commercial et industriel uniquement
  • La réutilisation ou la récupération de biens ou de matériaux ou l’application des concepts d’éco-conception

  L’éco-conception tient compte de l’empreinte environnementale d’un produit dès sa conception en mettant tout en œuvre pour réduire au minimum les intrants de matières vierges et pour favoriser l’utilisation de composantes recyclées et recyclables dans la fabrication du produit. Elle s’appuie sur une modularisation du produit afin de favoriser son démontage en fin de vie, et son reconditionnement par la suite.

  • L’utilisation d’un produit à durée prolongée
  • La récupération d’énergie
  • L’utilisation de biens rechargeables
  • Une symbiose industrielle ou l’application de principes d’économie circulaire
  • La réduction des polluants atmosphériques

  Réduction de la concentration ou du débit de polluant ou de résidu

  • La réduction des polluants aquatiques

  Réduction de la concentration ou du débit de polluant ou de résidu

  • La réduction de la production de déchets/résidus

  Réduction de la concentration ou du débit de polluant ou de résidu

  • Autres (1500 caractères disponibles)

• Est-ce que votre organisme offre déjà ou souhaite mettre en place dans le cadre de son projet des services pour
  • L’accompagnement dans le développement ou l’adoption des technologies environnementales
  • La promotion des expertises reliées à l’environnement
  • L’accompagnement spécialisé en lien avec le virage environnemental
  • La promotion de technologies environnementales québécoises
  • Le réseautage des acteurs clés de l’écosystème environnemental
  • La réalisation du diagnostic environnemental des entreprises
  • Un accompagnement pour la mesure des réductions de GES des entreprises
  • Autres (1500 caractères disponibles)

• Est-ce que votre entreprise ou organisme souhaite mettre en place un plan d’action écoresponsable et de développement durable? Par exemple :
  • Une stratégie de communication écoresponsable (p.ex. utilisation d’outils médias pour la promotion de l’environnement, organisation d’événements écoresponsables, promotion d’outils collaboratifs de partage et de communication encourageant le télétravail et la minimisation des déplacements)
  • La sensibilisation de ses employés, clients ou partenaires d’affaires à la démarche d’écoresponsabilité
  • Une incitation aux déplacements durables
  • Un système de gestion environnementale qui comprend une certification (p. ex. ISO 14001, certification environnementale Clé Verte ou tout autre système de gestion environnementale reconnu par un tiers)
  • Autres (1500 caractères disponibles)

Déclaration et consentement de l'organisation

• Début du projet et engagement des coûts

La date d’admissibilité des coûts est généralement déterminée lors de la réception d’une demande d’aide financière dûment complété à l’Agence.

• Sélectionner la situation qui correspond à celle de l’Organisation:
  • n’a pas engagé des coûts* avec un fournisseur de biens ou de services dans le cadre du présent projet 
  • a engagé des coûts* avec un fournisseur de biens ou de services dans le cadre du présent projet 
    • Si l’organisation a engagés des coûts, précisez le type de coût, le fournisseur, la date et le montant du coût engagé (1500 caractères disponibles)

*Un coût engagé est lié à un engagement pris envers un fournisseur de bien ou de services. Les coûts ainsi engagés le sont à compter de la date de l’accord de volonté entre l'Organisation et le fournisseur (ex : contrat d’embauche d’une nouvelle ressource, bon de commande pour un nouvel équipement, contrat de services avec un fournisseur). Les coûts engagés avant la date d'admissibilité des coûts ne sont pas autorisés aux fins de remboursement des dépenses.

• Loi sur le lobbying
  • Sélectionner la situation qui correspond à celle de l’Organisation :
    • n'a pas requis les services d'un lobbyiste au sens de la Loi sur le lobbying dans le cadre du projet 
    • a requis les services d'un lobbyiste au sens de la Loi sur le lobbying dans le cadre du projet 
      • Si l’Organisation a requis les services d’un lobbyiste, inscrivez le nom du lobbyiste et le type de rémunération (paiement forfaitaire, honoraires conditionnels ou taux horaire)
• Procédures judiciaires pendantes
  • Sélectionner la situation qui correspond à celle de l’Organisation:
    • n'a pas de procédures judiciaires pendantes devant les tribunaux 
    • a des procédures judiciaires pendantes devant les tribunaux et une copie de ces dernières vous sera fournie, sur demande 
• Conformité environnementale
  • Sélectionner la situation qui correspond à celle de l’Organisation:
    • n’a pas reçu d’avis formel ou informel indiquant que l’Organisation pourrait être ou est en contravention à une loi ou un règlement en matière environnementale 
    • a reçu un avis formel ou informel indiquant que l’Organisation pourrait être ou est en contravention à une loi ou un règlement en matière environnementale. Veuillez transmettre à l’Agence l’avis formel reçu.