Rapport sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020

Sommaire de l’objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), promulguée le 1er juillet 1983, a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales.

Par son application, la Loi vise à protéger les renseignements personnels en permettant aux particuliers de consulter leurs propres renseignements. Elle assure également un contrôle important sur la façon dont sont recueillis, utilisés et communiqués de tels renseignements.

Rapport annuel préparé conformément à l’article 72

Le présent document a été rédigé en réponse à l’article 72 de la Loi qui précise que les institutions fédérales doivent présenter annuellement au Parlement un rapport d’application. Celui-ci présente en détails les activités liées à l’application de la Loi à Développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC). Ce rapport est également rédigé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Mandat de l’institution

DEC est une des agences de développement régional (ADR) du portefeuille de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Les collectivités et les entreprises québécoises – et plus particulièrement les petites et moyennes entreprises (PME) – sont au cœur de son action. Que ce soit par l’entremise des projets qu’il finance ou de par son rôle de maillage et d’intégrateur, DEC est l’acteur fédéral clé de l’écosystème entrepreneurial québécois.

DEC accompagne et appuie les entreprises dans leurs projets. Il effectue des investissements stratégiques qui valorisent les avantages régionaux compétitifs et appuient la transition et la modernisation des collectivités. Il mise plus particulièrement sur la croissance des entreprises, l’innovation, les technologies propres, l’économie inclusive et la participation des groupes généralement sous-représentés sur le marché du travail afin de positionner les entreprises québécoises à l’avant-garde de l’économie de demain.

Ancré dans le milieu avec la présence terrain de ses 12 bureaux d’affaires, DEC mise sur la collaboration et la création de synergies avec les entreprises, les collectivités, les organismes qui les appuient et les autres ordres de gouvernement afin d’accroître la qualité et l’incidence de ses programmes. Par exemple, il forme des partenariats menant à une action concertée des acteurs du développement économique régional et assure un meilleur échange de renseignements entre organisations fédérales.

DEC apporte une perspective régionale stratégique à l’appui des priorités nationales et collabore avec d’autres ministères pour assurer l’harmonisation des politiques et des programmes gouvernementaux. Son action a des retombées significatives pour les collectivités et les entreprises québécoises, non seulement par le biais de ses investissements directs, mais aussi parce qu’elle contribue à la compréhension des besoins des régions en matière de développement économique.

Programmes et initiatives de subventions et de contributions de DEC, en vigueur en 2019-2020

Les principaux bénéficiaires des programmes de DEC sont les PME, les regroupements ou associations d’entreprises et les OBNL dont la mission principale est le soutien aux entreprises ou le développement économique. Ces programmes comprennent des contributions remboursables et non remboursables.

Pour en apprendre davantage sur le mandat de DEC, sa programmation et ses activités, consultez son site Internet : dec.canada.ca.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

DEC s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) en se dotant d’un Bureau d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) pour le traitement des demandes. Mené par un nouveau gestionnaire et duquel relève le BAIPR, un Secrétariat ministériel a été créé au cours de l’année 2019-2020. Le gestionnaire du Secrétariat ministériel relève quant à lui du chef de cabinet de la sous-ministre / présidente.

Le BAIPRP est composé d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et d’un conseiller. Le coordonnateur, appuyé par le conseiller, veille au respect des lois, des règlements, des procédures et des orientations générales mises en œuvre par le gouvernement.

En vertu d’une délégation de pouvoir, le BAIPRP représente DEC à titre de responsable de la LAI auprès du public, du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée, ainsi qu’auprès des autres ministères et institutions fédérales.

Conformément à sa loi constitutive, DEC définit son premier dirigeant comme étant la sous-ministre / présidente. En plus d’assurer la direction de l’institution et le contrôle de la gestion de son personnel, celle-ci détient la responsabilité de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP).

Pour ce faire, elle a délégué les pouvoirs d’application de la Loi au poste de coordonnateur, Accès à l’information et protections des renseignements personnels. Des pouvoirs administratifs ont également été délégués au poste de conseiller, Accès à l’information et affaires parlementaires.

Une copie signée et datée de l’ordonnance de délégation est annexée au présent rapport.

Demandes reçues et traitées

Au cours de l’exercice 2019-2020, 8 demandes d’accès aux renseignements personnels ont été reçues. Aucune demande n’avait été reportée de l’année précédente. Il s’agit d’une diminution du nombre de demandes par rapport à l’année précédente. Contrairement à l’année précédente où toutes les demandes avaient été abandonnées, cette année, cinq d’entre elles ont été abandonnées. Depuis que DEC accepte le dépôt des demandes d’accès aux renseignements personnels en ligne, plus de demandes sont abandonnées parce qu’elles sont soumises à DEC par erreur. Le BAIPRP a redirigé et conseillé les demandeurs de présenter de nouvelle demande au ministère approprié et d’abandonner celle déposée à DEC à la suite d’une erreur d’identification du ministère par les requérants. Le taux d’abandon représente une diminution sur les onze demandes abandonnées l’an dernier et poursuit la tendance enregistrée au cours des trois dernières années. Parmi les trois demandes restantes, des documents ont été partiellement communiqués dans deux d’entre elles. Aucun document n’existait pour la troisième demande.

Le graphique suivant fait état du nombre de demandes d’accès aux renseignements personnels reçues depuis 2015-2016. Excluant les demandes abandonnées, DEC n’a traité que huit demandes d’accès aux renseignements personnels au cours de cette période.

Disposition, délai de traitement et prorogation

La Loi prévoit que les demandes d’accès aux renseignements personnels doivent trouver réponse en deçà de 30 jours calendrier. Une prorogation n’est accordée que dans les cas exceptionnels. Les cinq demandes abandonnées l’ont été avant le 15e jour suivant la réception de la demande. Quant aux trois demandes traitées, elles ont toutes respectée le délai établi par la Loi.

Exception et exclusion invoquée

Une exception pour l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été invoquée dans les deux demandes où des documents ont été communiqués.

Pages examinées et divulguées

En 2019-2020, les demandes d’accès à des renseignements personnels ont amené le BAIPRP à traiter 1928 pages et à divulguer 1774 pages. Compte tenu du taux peu élevé de demandes d’accès aux renseignements personnels traitées par DEC, aucune tendance significative ne peut être décelée.

Consultations

DEC n’a eu recours à aucune consultation dans le cadre des demandes d’accès aux renseignements personnels reçues. De plus, DEC n’a reçu aucune consultation de la part d’une autre institution.

Coûts

Les dépenses afférentes à l’administration de la Loi se sont élevées à 12 036 $ en 2019-2020. Ce montant comprend entre autres 11 752 $ en salaire pour l’équivalent de 0,14 employé à temps plein. Un montant de 284 $ a aussi été dépensé en frais de voyage, de location de logiciels, de fourniture et de traduction.

Impacts des mesures prises liées à la pandémie de COVID-19 sur la capacité de l’institution d’accomplir ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les mesures prises par DEC en lien avec la pandémie de COVID-19, comme le télétravail, n’ont pas eu d’impact sur la capacité de l’organisation d’accomplir ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Rapports statistiques

Une copie du rapport statistique 2019-2020 sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que le rapport statistique supplémentaire concernant les demandes affectées par la COVID-19 sont annexées au présent rapport.

En 2019-2020, une séance de formation a été livrée auprès de 16 employés de DEC. De plus, la protection des renseignements personnels a été abordé dans le cadre de la séance d’accueil pour les étudiants et nouveaux employés, qui regroupait 42 personnes. Le BAIPRP demeure toujours disponible pour offrir aux employés, dont les tâches nécessitent certaines connaissances de l’accès à l’information, des formations particulières.

Depuis 2017-2018, le gestionnaire du secrétariat ministériel (anciennement le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels) est devenu membre associé du corps d’enseignants de l’École de la fonction publique du Canada. En sa qualité, il a livré des formations intitulées « l’Accès à l’information au sein de gouvernement du Canada » et la « Protection des renseignements personnels au sein du Gouvernement du Canada » au cours de la période d’établissement de rapports.

DEC n’a mis en œuvre aucune nouvelle politique, ligne directrice, procédure ou initiative pendant la période d’établissement de rapports.

Plaintes

En cours d’exercice 2019-2020, DEC n’a reçu aucune plainte relative à une demande d’accès aux renseignements personnels.

Vérifications

DEC n’a fait l’objet d’aucune vérification ou enquête au cours de la période d’établissement de rapports.

Surveillance du temps de traitement

Depuis 2011, le BAIPRP s’est doté d’un logiciel pour la gestion et le traitement des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels. Ce système facilite également le suivi des différentes activités et tâches entourant le traitement d’une demande et sert d’outil pour assurer le respect des délais prescrits par la LPRP.

Surveillance des demandes de correction

Les demandes de correction de renseignements personnels sont traitées par le BAIPRP et comptabilisées dans un système de suivi interne. Aucune demande de correction de renseignements personnels n’a été reçue au cours de la période d’établissement de rapports.

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s’est produite au cours de la période d’établissement de rapport.

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s’est produite au cours de la période d’établissement de rapport.

Au cours de l’exercice 2019-2020, aucun renseignement n’a été divulgué en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la LPRP.

En plus de devoir remplir les formulaires pour les rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2019-2020, les institutions sont priées de remplir ce rapport supplémentaire afin de déterminer l’incidence des mesures liées à la COVID-19 sur le rendement institutionnel pour l’exercice financier de 2019-2020 et au-delà. Les exigences en matière de données sont présentées dans les tableaux ci-dessous.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

²Le total doit correspondre au total indiqué à la ligne 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la LPRP.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

³Le total de la colonne 1 doit correspondre au total indiqué à la ligne 1 de la section 2.6.1 du Rapport statistique sur la LPRP -- Le total de la colonne 2 doit correspondre au total indiqué à la section 2.7.1 du Rapport statistique sur la LPRP. Colonne 1, ligne 1.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

⁴Le total doit correspondre au total indiqué à la ligne 5 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la LPRP.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la présidente délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Signé à Montréal, le 26^e jour de juin 2019

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Manon Brassard, sous-ministre/présidente de
Développement économique Canada pour les régions du Québec

Nom de l’institution : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

Section 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5: Prorogations

Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.