Rapport sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2019-2020

Sommaire de l’objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi), promulguée le 1^er juillet 1983, a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale. Elle consacre le principe du droit du public à la communication de renseignements et vise à compléter les modalités d’accès aux documents.

Afin de répondre à ce principe de droit, les institutions fédérales doivent ainsi mettre en œuvre des pratiques et des procédures uniformes qui visent à traiter les demandes d’accès à l’information. Ces pratiques et procédures doivent notamment inclure un engagement à déployer des efforts raisonnables pour aider les auteurs de demandes, sans égard à leur identité. Les institutions doivent aussi appliquer la Loi de façon efficace, coordonnée et proactive afin de fournir, sous réserve des règlements, des réponses complètes, précises et promptes aux demandes d’accès à l’information.

Dans le premier trimestre de 2019-2020, le projet de loi C-58 a reçu la sanction royale, qui apportait des améliorations à la Loi. Ainsi, la divulgation proactive prend maintenant une plus grande place alors qu’un plus grand éventail de renseignements sont maintenant rendus disponibles.

Rapport annuel préparé conformément à l’article 94

Le présent document a été rédigé en réponse à l’article 94 de la Loi qui précise que les institutions fédérales doivent présenter annuellement au Parlement un rapport d’application. Celui-ci présente en détails les activités liées à l’application de la Loi à Développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC). Ce rapport est également rédigé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Mandat de l’institution

DEC est une des agences de développement régional (ADR) du portefeuille de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique. Les collectivités et les entreprises québécoises — et plus particulièrement les petites et moyennes entreprises (PME) — sont au cœur de son action. Que ce soit par l’entremise des projets qu’il finance ou de par son rôle de maillage et d’intégrateur, DEC est l’acteur fédéral clé de l’écosystème entrepreneurial québécois.

DEC accompagne et appuie les entreprises dans leurs projets. Il effectue des investissements stratégiques qui valorisent les avantages régionaux compétitifs et appuient la transition et la modernisation des collectivités. Il mise plus particulièrement sur la croissance des entreprises, l’innovation, les technologies propres, l’économie inclusive et la participation des groupes généralement sous-représentés sur le marché du travail afin de positionner les entreprises québécoises à l’avant-garde de l’économie de demain.

Ancré dans le milieu avec la présence terrain de ses 12 bureaux d’affaires, DEC mise sur la collaboration et la création de synergies avec les entreprises, les collectivités, les organismes qui les appuient et les autres ordres de gouvernement afin d’accroître la qualité et l’incidence de ses programmes. Par exemple, il forme des partenariats menant à une action concertée des acteurs du développement économique régional et assure un meilleur échange de renseignements entre organisations fédérales.

DEC apporte une perspective régionale stratégique à l’appui des priorités nationales et collabore avec d’autres ministères pour assurer l’harmonisation des politiques et des programmes gouvernementaux. Son action a des retombées significatives pour les collectivités et les entreprises québécoises, non seulement par le biais de ses investissements directs, mais aussi parce qu’elle contribue à la compréhension des besoins des régions en matière de développement économique.

Programmes et initiatives de subventions et de contributions de DEC, en vigueur en 2019-2020

Les principaux bénéficiaires des programmes de DEC sont les PME, les regroupements ou associations d’entreprises et les OBNL dont la mission principale est le soutien aux entreprises ou le développement économique. Ces programmes comprennent des contributions remboursables et non remboursables.

Pour en apprendre davantage sur le mandat de DEC, sa programmation et ses activités, consultez son site Internet : dec.canada.ca.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

DEC s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information(LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) en se dotant d’un Bureau d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) pour le traitement des demandes. Mené par un nouveau gestionnaire et sous lequel relève le BAIPR, un Secrétariat ministériel a été créé au cours de l’année 2019-2020. Le gestionnaire du Secrétariat ministériel relève quant à lui du chef de cabinet de la sous-ministre / présidente.

Le BAIPRP est composé d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et d’un conseiller. Le coordonnateur, appuyé par le conseiller, veille au respect des lois, des règlements, des procédures et des orientations générales mises en œuvre par le gouvernement.

En vertu d’une délégation de pouvoir, le BAIPRP représente DEC à titre de responsable de la LAI auprès du public, du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée, ainsi qu’auprès des autres ministères et institutions fédérales.

Conformément à sa loi constitutive, DEC définit son premier dirigeant comme étant la sous-ministre / présidente. En plus d’assurer la direction de l’institution et le contrôle de la gestion de son personnel, celle-ci détient la responsabilité de l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Pour ce faire, elle a délégué les pouvoirs d’application de la Loi au poste du gestionnaire du secrétariat ministériel et au poste de coordonnateur, Accès à l’information et protections des renseignements personnels. Des pouvoirs administratifs ont également été délégués au poste de conseiller, Accès à l’information et affaires parlementaires.

Une copie signée et datée de l’ordonnance de délégation est annexée au présent rapport.

Demandes reçues et traitées

Au cours de l’exercice 2019-2020, le nombre de demandes d’accès reçues et traitées a connu une légère hausse comparativement à l’année précédente. Ainsi, DEC a reçu 21 demandes d’accès à l’information. Parmi ces demandes, 19 ont été traitées en cours d’année et 2 demandes ont été transférées à l’année 2020-2021.

Depuis les cinq derniers exercices financiers, DEC accepte le dépôt des demandes d’accès à l’information en ligne. Ainsi, tous les requérants ont présenté leur demande en ligne au cours 2019-2020.

Refus de donner suite à une demande

À la suite de l’obtention de la sanction royale du projet de loi C-58, l’article 6.1 (1) permet à une organisation de refuser de traiter une demande, avec l’autorisation du commissaire à l’information, si cette demande est jugée futile, vexatoire ou empreint de mauvaise foi.

En 2019-2020, DEC n’a pas invoqué cet article pour refuser de donner suite à une demande et aucune demande n’a été soumise au commissaire à l’information.

Sources des demandes

L’exercice 2019-2020 a vu la répartition des sources des demandes changer par rapport à l’année précédente. Ainsi, nous constatons cette année que le groupe représentant la plus grande proportion des demandes est maintenant celui des médias, qui représente 38% par rapport à 26% l’année précédente. Les demandes provenant du secteur commercial et celles provenant d’organisations représentent 19% chacune. Finalement, le reste des demandes sont partagées entre le milieu universitaire et le public avec respectivement 14% et 10%.

Objet des demandes

Comme chaque année, la même tendance s’observe quant à l’objet des demandes reçues. En effet, l’objet des demandes porte sur des documents en lien avec des subventions et des contributions octroyées par DEC ou sur des documents reliés aux activités internes de l’institution.

Parmi les 16 demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués en 2019-2020, 69 % étaient reliés aux activités internes de DEC et 31% visaient des projets liés à des subventions ou contributions.

Disposition et délai de traitement

La Loi prévoit que les demandes d’accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours calendrier. Excluant la demande qui a été abandonnée, parmi les 18 demandes fermées en 2019-2020, 15 (83 %) d’entre elles ont trouvé réponse en moins de 30 jours, comparativement à 87 % l’année précédente. Parmi ce nombre, plus, 10 demandes (56 %) ont trouvé réponse en moins de 15 jours. Dans l’année précédente, en 2018-2019 où 67% des demandes avaient été répondues avant le 15^e jour.

Il est également important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes soient prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d’autres organismes ou pour un grand volume de documents visés. Ainsi, si l’on considère le nombre de demandes fermées en cours d’année, trois demandes ont nécessité de telles prorogations. Il a donc été nécessaire pour le BAIPRP de prolonger les délais afin de s’acquitter de ses devoirs en vertu de la Loi. Les réponses de celles-ci ont toutes été transmises à l’intérieur des délais prévus par la Loi. Aucune demande n’a accusé de retard.

En 2019-2020, DEC a reçu et traité deux demandes (10 %) pour lesquelles aucun document n’existait. Il s’agit d’une demande de moins que l’année précédente. Bien qu’aucun document n’ait été remis, le BAIPRP a tout de même été appelé à traiter la demande, transiger avec l’auteur et coordonner une recherche de document par le bureau de première responsabilité.

Demandes informelles

En 2019-2020, le nombre de demandes informelles a quelque peu diminué comparativement à l’année précédente. En effet, 14 demandes informelles ont été traitées au cours de la période d’établissement de rapports, comparativement à 25 en 2018-2019. Cette diminution peut être attribuable au plus grand nombre de renseignements maintenant disponibles en divulgation proactive sur le site du Gouvernement ouvert (ex. titres de notes de breffage)

Exceptions et exclusions invoquées

En considérant les 16 demandes pour lesquelles des documents ont été divulgués, le BAIPRP a communiqué les renseignements demandés en totalité, sans appliquer de protection, pour 11 demandes (69 %). Le BAIPRP a invoqué des exceptions dans les 5 autres cas (31 %). Par ses activités, DEC détient plusieurs renseignements de tiers. Il s’agit donc d’un article qui est souvent cité pour justifier le caviardage de renseignements. Étant donné la nature des demandes cette année, l’article de renseignements personnels a également été invoqué à plusieurs reprises pour caviarder certains documents. De plus, le BAIPRP a invoqué pour la première fois en plusieurs années l’article 69 pour exclure certains documents d’une demande.

²Une demande peut entraîner l’application de plus d’un article.

Support des documents divulgués

Au cours des dernières années, nous avons noté une augmentation de la tendance de la volonté des requérants de recevoir les documents par voie électronique. Pour une deuxième année de suite, tous les documents ont été acheminés par voie électronique aux requérants. En comparant avec 2015-2016, seulement 10 % des demandeurs exigeaient les documents par voie électronique. Cette tendance est attribuable, en partie, au fait que DEC accepte le dépôt des demandes d’accès en ligne et qu’il priorise la communication électronique lorsque les documents de réponse sont volumineux.

Pages examinées et divulguées

Les sommes des pages examinées et des pages divulguées varient considérablement d’une année à l’autre, et ce, en fonction de l’objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par DEC. En 2019-2020, le nombre de pages examinées s’est élevé à 2 858. Il s’agit d’une augmentation comparativement à l’année précédente où 2801 pages avaient été examinées. Quant aux pages divulguées, elles se chiffrent à 91 % des pages examinées, ce qui représente 2 598 pages communiquées aux demandeurs. Il s’agit du deuxième plus haut total de pages communiquées au cours des cinq dernières années.

Prorogation

En raison de la nature des activités de DEC, liée notamment à l’octroi d’aides financières versées aux PME et aux organismes, il est habituel que les demandes traitées entraînent la consultation de tiers, et par le fait même, des prorogations du délai prévu par la Loi. De plus, des consultations auprès d’autres institutions fédérales sont parfois requises dans le traitement des demandes, ce qui engendre aussi des prorogations dans les délais. Un total de trois demandes a nécessité ces types de consultations au cours de la période d’établissement de rapports.

Afin de se conformer à ce que prescrit la LAI, des prorogations ont eu lieu dans 3 des 16 (19 %) demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués, ce qui est légèrement supérieur au 17 % de l’année dernière. Dans ces 3 cas, les demandeurs ont été avisés de la prolongation au-delà du délai de 30 jours précisé par la Loi et chaque demande a trouvé réponse à l’intérieur des délais prescrits. DEC a donc respecté les délais de traitement pour l’ensemble des demandes fermées au cours de la période d’établissement de rapports qu’elles aient été prorogées ou non.

³Plus d’un type de prorogations peut être déclaré pour une même demande.

Consultations reçues d’autres institutions fédérales

Pour le présent exercice, le BAIPRP a reçu et traité un total de 45 demandes de consultation qui provenaient d’institutions fédérales. Il s’agit d’une augmentation par rapport aux 38 consultations fermées en 2018-2019, mais toujours supérieur à la moyenne enregistrée au cours des cinq dernières années. Ces demandes ont représenté un total de 546 pages à traiter, ce qui se rapproche des 551 pages traitées l’an passé.

Parmi ces 45 consultations, une recommandation a été émise de communiquer les documents en totalité pour 35 d’entre elles (78 %), et partiellement pour 9 demandes (20 %). Quant à la dernière demande, il a été recommandé de ne pas communiquer le contenu. La presque totalité des demandes a été répondue en deçà de 15 jours, soit 98 %.

Consultations du Bureau du Conseil privé

Aucune consultation auprès du Bureau du Conseil privé (BCP) n’a été menée pour l’exercice 2019-2020. Toutefois, conformément à la décision du BCP en 2013, d’établir un nouveau processus pour la détermination des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, l’article 69 de la LAI a été appliqué dans un document visé par une demande d’accès à l’information, à la suite d’une consultation auprès d’un autre ministère fédéral.

Impacts des mesures prises liées à la pandémie de COVID-19 sur la capacité de l’institution d’accomplir ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Les mesures prises par DEC en lien avec la pandémie de COVID-19, comme le télétravail, n’ont pas eu d’impact sur la capacité de l’organisation d’accomplir ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Rapport statistique

Une copie du rapport statistique 2019-2020 sur l’administration de LAI est annexée au présent rapport.

Frais perçus et dispensés

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Montant des frais : 60 $ de frais ont été facturés pour la présentation de 12 demandes d’accès à l’information.

Total des revenus : Aucun revenu n’a été enregistré

Frais dispensés : Le BAIPRP a dispensé 35 $ de frais. Une demande a été traité informellement et 6 demandes ont été transférées d’une autre institution. Pour les demandes transférées, les frais de présentation ont été comptabilisés une fois, et ce par l’institution ayant reçu la demande initialement.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, Développement économique Canada pour les régions du Québec dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Coûts de fonctionnement du programme

Les coûts afférents à l’administration de la LAI au cours de la période d’établissement de rapports s’élèvent à 104 730 $, une diminution de 6 429 $ comparativement à l’année dernière. Elles comprennent 99 586 $ en salaire pour l’équivalent de 1,26 employé à temps plein et 5 144 $ en frais de voyage, de formation, de frais de licences de logiciels, de fournitures et de traduction.

En 2019-2020, une séance de formation a été livrée auprès de 16 employés de DEC. De plus, l’accès à l’information a été abordé dans le cadre de la séance d’accueil pour les étudiants et nouveaux employés, qui regroupait 42 personnes. Le BAIPRP demeure toujours disponible pour offrir aux employés, dont les tâches nécessitent certaines connaissances de l’accès à l’information, des formations particulières.

Depuis 2017-2018, le gestionnaire du secrétariat ministériel (anciennement le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de DEC) est devenu membre associé du corps d’enseignants de l’École de la fonction publique du Canada. En sa qualité, il a livré des formations intitulées « l’Accès à l’information au sein de gouvernement du Canada » et la « Protection des renseignements personnels au sein du Gouvernement du Canada » au cours de la période d’établissement de rapports.

Comme le projet de loi C-58 a reçu la sanction royale au cours de l’année 2019-2020, DEC a développé certaines procédures internes pour les nouveautés qu’allaient amener les modifications à la Loi d’accès à l’information. Ainsi, l’organisation a mis en œuvre ses procédures pour la divulgation proactive de cahier de transition pour les ministres ou pour les cahiers d’information lors de comparutions devant des comités parlementaires. Finalement, le BAIPRP a établi une procédure interne afin de structurer la façon dont l’organisation traiterait les demandes jugées frivoles ou vexatoires.

Plaintes

DEC n’a reçu aucune nouvelle plainte en cours d’année, et ce pour une sixième année consécutive.

Vérifications

DEC n’a fait l’objet d’aucune vérification au cours de la période d’établissement de rapports.

Surveillance du temps de traitement

Le BAIPRP assure un suivi du temps requis pour traiter les demandes d’accès à l’information avec le maintien d’un rapport hebdomadaire des demandes en traitement. Ce rapport fait état de chaque demande, notamment de la date à laquelle une réponse est attendue et de son statut, soit en récupération de documents, en analyse, en consultation ou en processus d’approbation. Ce dernier est acheminé à l’ensemble des cadres supérieurs de DEC, dont son administrateur général.

Depuis 2011, le BAIPRP s’est doté d’un logiciel pour la gestion et le traitement des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels. Ce système facilite également le suivi des différentes activités et tâches entourant le traitement d’une demande et sert d’outil pour assurer le respect des délais prescrits par la LAI.

Nom de l’institution : Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC)

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2 – Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 – Prorogations

Section 5 – Frais

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8 – Plaintes et enquêtes

Section 9 – Recours judiciaire

Section 10 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

En plus de devoir remplir les formulaires pour les rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2019-2020, les institutions sont priées de remplir ce rapport supplémentaire afin de déterminer l’incidence des mesures liées à la COVID-19 sur le rendement institutionnel pour l’exercice financier de 2019-2020 et au-delà. Les exigences en matière de données sont présentées dans les tableaux ci-dessous.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

¹Le total doit correspondre au total indiqué à la ligne 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la LAI.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

²Le total de la colonne 1 doit correspondre au total indiqué à la section 3.6.1 du Rapport statistique sur la LAI -- Le total de la colonne 2 doit correspondre au total indiqué à la section 3.7.1 du Rapport statistique sur la LAI. Colonne 1, ligne 1.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

³Le total doit correspondre au total indiqué à la ligne 5 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la LAI.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la présidente délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Signé à Montréal, le 26^e jour de juin 2019

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Manon Brassard, sous-ministre/présidente de
Développement économique Canada pour les régions du Québec