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Rapport sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2019-2020

De Développement économique Canada pour les régions du Québec

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Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement Économique Canada pour les régions du Québec

Numéro d'ISSN : 2291-7136

Numéro de catalogue : Iu90-1/11F-PDF

Date de publication : 23 octobre 2020

Résumé : Ce rapport présente les activités de l'Agence relativement à l'application de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier 2019-2020.

Table des matières

  1. 1. Introduction
  2. 2. Structure organisationnelle
  3. 3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
  4. 4. Points saillants du rapport statistique 2019-2020
  5. 5. Frais d’accès à l’information
  6. 6. Formation et sensibilisation
  7. 7. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  8. 8. Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications
  9. 9. Suivi de la conformité
  10. Annexe - Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
  11. Annexe - Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19
  12. Annexe - Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

Sommaire de l’objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi), promulguée le 1er juillet 1983, a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale. Elle consacre le principe du droit du public à la communication de renseignements et vise à compléter les modalités d’accès aux documents.

Afin de répondre à ce principe de droit, les institutions fédérales doivent ainsi mettre en œuvre des pratiques et des procédures uniformes qui visent à traiter les demandes d’accès à l’information. Ces pratiques et procédures doivent notamment inclure un engagement à déployer des efforts raisonnables pour aider les auteurs de demandes, sans égard à leur identité. Les institutions doivent aussi appliquer la Loi de façon efficace, coordonnée et proactive afin de fournir, sous réserve des règlements, des réponses complètes, précises et promptes aux demandes d’accès à l’information.

Dans le premier trimestre de 2019-2020, le projet de loi C-58 a reçu la sanction royale, qui apportait des améliorations à la Loi. Ainsi, la divulgation proactive prend maintenant une plus grande place alors qu’un plus grand éventail de renseignements sont maintenant rendus disponibles.

La Loi sur l’accès à l’information permet aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada d’exercer un droit général d’accès à l’information relevant d’une institution fédérale, sous réserve d’exceptions précises et limitées.

Rapport annuel préparé conformément à l’article 94

Le présent document a été rédigé en réponse à l’article 94 de la Loi qui précise que les institutions fédérales doivent présenter annuellement au Parlement un rapport d’application. Celui-ci présente en détails les activités liées à l’application de la Loi à Développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC). Ce rapport est également rédigé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Mandat de l’institution

DEC est une des agences de développement régional (ADR) du portefeuille de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique. Les collectivités et les entreprises québécoises — et plus particulièrement les petites et moyennes entreprises (PME) — sont au cœur de son action. Que ce soit par l’entremise des projets qu’il finance ou de par son rôle de maillage et d’intégrateur, DEC est l’acteur fédéral clé de l’écosystème entrepreneurial québécois.

DEC accompagne et appuie les entreprises dans leurs projets. Il effectue des investissements stratégiques qui valorisent les avantages régionaux compétitifs et appuient la transition et la modernisation des collectivités. Il mise plus particulièrement sur la croissance des entreprises, l’innovation, les technologies propres, l’économie inclusive et la participation des groupes généralement sous-représentés sur le marché du travail afin de positionner les entreprises québécoises à l’avant-garde de l’économie de demain.

Ancré dans le milieu avec la présence terrain de ses 12 bureaux d’affaires, DEC mise sur la collaboration et la création de synergies avec les entreprises, les collectivités, les organismes qui les appuient et les autres ordres de gouvernement afin d’accroître la qualité et l’incidence de ses programmes. Par exemple, il forme des partenariats menant à une action concertée des acteurs du développement économique régional et assure un meilleur échange de renseignements entre organisations fédérales.

DEC apporte une perspective régionale stratégique à l’appui des priorités nationales et collabore avec d’autres ministères pour assurer l’harmonisation des politiques et des programmes gouvernementaux. Son action a des retombées significatives pour les collectivités et les entreprises québécoises, non seulement par le biais de ses investissements directs, mais aussi parce qu’elle contribue à la compréhension des besoins des régions en matière de développement économique.

Programmes et initiatives de subventions et de contributions de DEC, en vigueur en 2019-2020

Programmes principaux :

Programme de développement économique du Québec (PDEQ)

  • Initiatives ponctuelles ou ciblées
    • Initiative de relance économique de Lac-Mégantic
    • Initiative canadienne de diversification économique des collectivités tributaires du chrysotile
    • Fonds pour les expériences canadiennes
    • Initiative de tourisme hivernal
    • Initiative de développement économique – Dualité linguistique (IDE) (Initiative nationale)

Croissance économique régionale par l’innovation (CERI)1

  • Initiatives ponctuelles ou ciblées
    • Stratégie pour les femmes en entrepreneuriat
    • Défi Propulsion
    • Initiative pour l’acier et l’aluminium

Programme national mis en œuvre au Québec par DEC :

Programme de développement des collectivités (PDC)


1Programme livré par toutes les agences de développement régional à travers le Canada.

Les principaux bénéficiaires des programmes de DEC sont les PME, les regroupements ou associations d’entreprises et les OBNL dont la mission principale est le soutien aux entreprises ou le développement économique. Ces programmes comprennent des contributions remboursables et non remboursables.

Pour en apprendre davantage sur le mandat de DEC, sa programmation et ses activités, consultez son site Internet : dec.canada.ca.

2. Structure organisationnelle

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

DEC s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information(LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) en se dotant d’un Bureau d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) pour le traitement des demandes. Mené par un nouveau gestionnaire et sous lequel relève le BAIPR, un Secrétariat ministériel a été créé au cours de l’année 2019-2020. Le gestionnaire du Secrétariat ministériel relève quant à lui du chef de cabinet de la sous-ministre / présidente.

Le BAIPRP est composé d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et d’un conseiller. Le coordonnateur, appuyé par le conseiller, veille au respect des lois, des règlements, des procédures et des orientations générales mises en œuvre par le gouvernement.

En vertu d’une délégation de pouvoir, le BAIPRP représente DEC à titre de responsable de la LAI auprès du public, du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée, ainsi qu’auprès des autres ministères et institutions fédérales.

Le BAIPRP est principalement responsable des fonctions suivantes :

  • Assurer le traitement des demandes et coordonner toutes les activités administratives et légales afférentes.
  • Soutenir les auteurs des demandes.
  • Élaborer des avis, des orientations générales et des procédures liés à l’application de la LAI et la LPRP.
  • Rendre compte de l’application de la LAI et la LPRP à DEC.
  • Répondre aux besoins d’information et de formation des employés de DEC.

3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

Conformément à sa loi constitutive, DEC définit son premier dirigeant comme étant la sous-ministre / présidente. En plus d’assurer la direction de l’institution et le contrôle de la gestion de son personnel, celle-ci détient la responsabilité de l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Pour ce faire, elle a délégué les pouvoirs d’application de la Loi au poste du gestionnaire du secrétariat ministériel et au poste de coordonnateur, Accès à l’information et protections des renseignements personnels. Des pouvoirs administratifs ont également été délégués au poste de conseiller, Accès à l’information et affaires parlementaires.

Une copie signée et datée de l’ordonnance de délégation est annexée au présent rapport.

4. Points saillants du rapport statistique 2019-2020

Bilan 2019-2020

  • DEC a reçu un total de 21 demandes, ce qui représente une hausse de 10% comparativement à l’année précédente où 19 demandes avaient été reçues. Le BAIPRP a reporté deux demandes au prochain exercice financier.
  • Plus de 2 850 pages ont été examinées, ce qui représente une augmentation d’environ 2 % par rapport à la période précédente. Près de 2 600 de ces pages ont été divulguées au cours de l’année.
  • DEC a répondu à 100 % des demandes à l’intérieur des délais prévus par la Loi, dont 56 % avant le 15e jour suivant la réception de la demande.
  • La source des demandes se répartit comme suit: 19 % par le secteur commercial, 38 % par les médias, 10 % par le public, 19 % par des organisations et le secteur universitaire avec 14 %. La part des demandes provenant des médias reprend le premier rang des sources des demandes, alors qu’en 2018-2019, 32% des demandes provenait du secteur commercial.
  • DEC a également traité 45 consultations en provenance d’autres institutions fédérales.
  • La fin de l’année 2019-2020 a été marquée par la pandémie de la COVID-19. Malgré tout, le BAIPRP a été en mesure de continuer ses activités sans interruption.

Demandes reçues et traitées

Au cours de l’exercice 2019-2020, le nombre de demandes d’accès reçues et traitées a connu une légère hausse comparativement à l’année précédente. Ainsi, DEC a reçu 21 demandes d’accès à l’information. Parmi ces demandes, 19 ont été traitées en cours d’année et 2 demandes ont été transférées à l’année 2020-2021.

Depuis les cinq derniers exercices financiers, DEC accepte le dépôt des demandes d’accès à l’information en ligne. Ainsi, tous les requérants ont présenté leur demande en ligne au cours 2019-2020.

Tableau 1 : Demandes reçues

Demandes reçues

Tableau 1 - Description longue

Nombre de demandes reçues

En 2019-2020, 21 demandes ont été reçues et aucune n’a été reportée de l’année précédente

En 2018-2019, 19 demandes ont été reçues et une autre a été reportée de l’année précédente

En 2017-2018, 36 demandes ont été reçues et aucune n’a été reportée de l’année précédente

En 2016-2017, 41 demandes ont été reçues et 4 autres ont été reportées de l’année précédente

En 2015-2016, 12 demandes ont été reçues et 5 autres ont été reportées de l’année précédente

Refus de donner suite à une demande

À la suite de l’obtention de la sanction royale du projet de loi C-58, l’article 6.1 (1) permet à une organisation de refuser de traiter une demande, avec l’autorisation du commissaire à l’information, si cette demande est jugée futile, vexatoire ou empreint de mauvaise foi.

En 2019-2020, DEC n’a pas invoqué cet article pour refuser de donner suite à une demande et aucune demande n’a été soumise au commissaire à l’information.

Sources des demandes

L’exercice 2019-2020 a vu la répartition des sources des demandes changer par rapport à l’année précédente. Ainsi, nous constatons cette année que le groupe représentant la plus grande proportion des demandes est maintenant celui des médias, qui représente 38% par rapport à 26% l’année précédente. Les demandes provenant du secteur commercial et celles provenant d’organisations représentent 19% chacune. Finalement, le reste des demandes sont partagées entre le milieu universitaire et le public avec respectivement 14% et 10%.

Tableau 2 : Sources des demandeurs

Sources des demandeurs

Tableau 2 - Description longue

Source des demandes

10% public

19% organisation

38% médias

19% secteur commercial

14% secteur universitaire

Objet des demandes

Comme chaque année, la même tendance s’observe quant à l’objet des demandes reçues. En effet, l’objet des demandes porte sur des documents en lien avec des subventions et des contributions octroyées par DEC ou sur des documents reliés aux activités internes de l’institution.

Parmi les 16 demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués en 2019-2020, 69 % étaient reliés aux activités internes de DEC et 31% visaient des projets liés à des subventions ou contributions.

Disposition et délai de traitement

La Loi prévoit que les demandes d’accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours calendrier. Excluant la demande qui a été abandonnée, parmi les 18 demandes fermées en 2019-2020, 15 (83 %) d’entre elles ont trouvé réponse en moins de 30 jours, comparativement à 87 % l’année précédente. Parmi ce nombre, plus, 10 demandes (56 %) ont trouvé réponse en moins de 15 jours. Dans l’année précédente, en 2018-2019 où 67% des demandes avaient été répondues avant le 15e jour.

Il est également important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes soient prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d’autres organismes ou pour un grand volume de documents visés. Ainsi, si l’on considère le nombre de demandes fermées en cours d’année, trois demandes ont nécessité de telles prorogations. Il a donc été nécessaire pour le BAIPRP de prolonger les délais afin de s’acquitter de ses devoirs en vertu de la Loi. Les réponses de celles-ci ont toutes été transmises à l’intérieur des délais prévus par la Loi. Aucune demande n’a accusé de retard.

En 2019-2020, DEC a reçu et traité deux demandes (10 %) pour lesquelles aucun document n’existait. Il s’agit d’une demande de moins que l’année précédente. Bien qu’aucun document n’ait été remis, le BAIPRP a tout de même été appelé à traiter la demande, transiger avec l’auteur et coordonner une recherche de document par le bureau de première responsabilité.

Tableau 3 : Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 6 5 0 0 0 0 0 11
Communication partielle 2 0 0 3 0 0 0 5
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 2 0 0 0 0 0 0 2
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 11 5 0 3 0 0 0 19

Demandes informelles

En 2019-2020, le nombre de demandes informelles a quelque peu diminué comparativement à l’année précédente. En effet, 14 demandes informelles ont été traitées au cours de la période d’établissement de rapports, comparativement à 25 en 2018-2019. Cette diminution peut être attribuable au plus grand nombre de renseignements maintenant disponibles en divulgation proactive sur le site du Gouvernement ouvert (ex. titres de notes de breffage)

Exceptions et exclusions invoquées

En considérant les 16 demandes pour lesquelles des documents ont été divulgués, le BAIPRP a communiqué les renseignements demandés en totalité, sans appliquer de protection, pour 11 demandes (69 %). Le BAIPRP a invoqué des exceptions dans les 5 autres cas (31 %). Par ses activités, DEC détient plusieurs renseignements de tiers. Il s’agit donc d’un article qui est souvent cité pour justifier le caviardage de renseignements. Étant donné la nature des demandes cette année, l’article de renseignements personnels a également été invoqué à plusieurs reprises pour caviarder certains documents. De plus, le BAIPRP a invoqué pour la première fois en plusieurs années l’article 69 pour exclure certains documents d’une demande.

Tableau 4 : Exceptions invoquées2
Article Nombre de demandes
Renseignements personnels 19(1) 4
Renseignements de tiers 20(1) b) 3
  20(1) c) 3
  20(1) d) 3
Avis et recommandations au gouvernement 21(1) a) 3
  21(1) b) 1
  21(1) c) 1
  21(1) d) 1
Secret professionnel des avocats 23 1
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada 69 1

2Une demande peut entraîner l’application de plus d’un article.

Support des documents divulgués

Au cours des dernières années, nous avons noté une augmentation de la tendance de la volonté des requérants de recevoir les documents par voie électronique. Pour une deuxième année de suite, tous les documents ont été acheminés par voie électronique aux requérants. En comparant avec 2015-2016, seulement 10 % des demandeurs exigeaient les documents par voie électronique. Cette tendance est attribuable, en partie, au fait que DEC accepte le dépôt des demandes d’accès en ligne et qu’il priorise la communication électronique lorsque les documents de réponse sont volumineux.

Pages examinées et divulguées

Les sommes des pages examinées et des pages divulguées varient considérablement d’une année à l’autre, et ce, en fonction de l’objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par DEC. En 2019-2020, le nombre de pages examinées s’est élevé à 2 858. Il s’agit d’une augmentation comparativement à l’année précédente où 2801 pages avaient été examinées. Quant aux pages divulguées, elles se chiffrent à 91 % des pages examinées, ce qui représente 2 598 pages communiquées aux demandeurs. Il s’agit du deuxième plus haut total de pages communiquées au cours des cinq dernières années.

Tableau 5 : Pages examinées et divulguées

Pages examinées et divulguées

Tableau 5 - Description longue

Nombre de pages examinées et divulguées

En 2019-2020, 2858 pages ont été examinées et 2598 pages ont été divulguées

En 2018-2019, 2801 pages ont été examinées et 2005 pages ont été divulguées

En 2017-2018, 764 pages ont été examinées et 749 pages ont été divulguées

En 2016-2017, 10 870 pages ont été examinées et 9 334 pages ont été divulguées

En 2015-2016, 2 499 pages ont été examinées et 1 915 pages ont été divulguées

Prorogation

En raison de la nature des activités de DEC, liée notamment à l’octroi d’aides financières versées aux PME et aux organismes, il est habituel que les demandes traitées entraînent la consultation de tiers, et par le fait même, des prorogations du délai prévu par la Loi. De plus, des consultations auprès d’autres institutions fédérales sont parfois requises dans le traitement des demandes, ce qui engendre aussi des prorogations dans les délais. Un total de trois demandes a nécessité ces types de consultations au cours de la période d’établissement de rapports.

Afin de se conformer à ce que prescrit la LAI, des prorogations ont eu lieu dans 3 des 16 (19 %) demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués, ce qui est légèrement supérieur au 17 % de l’année dernière. Dans ces 3 cas, les demandeurs ont été avisés de la prolongation au-delà du délai de 30 jours précisé par la Loi et chaque demande a trouvé réponse à l’intérieur des délais prescrits. DEC a donc respecté les délais de traitement pour l’ensemble des demandes fermées au cours de la période d’établissement de rapports qu’elles aient été prorogées ou non.

Tableau 6 : Duree des prorogations3
Durée
des prorogations
9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 1 1
61 à 120 jours 1 0 1 0
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
TOTAL 1 0 2 1

3Plus d’un type de prorogations peut être déclaré pour une même demande.

Consultations reçues d’autres institutions fédérales

Pour le présent exercice, le BAIPRP a reçu et traité un total de 45 demandes de consultation qui provenaient d’institutions fédérales. Il s’agit d’une augmentation par rapport aux 38 consultations fermées en 2018-2019, mais toujours supérieur à la moyenne enregistrée au cours des cinq dernières années. Ces demandes ont représenté un total de 546 pages à traiter, ce qui se rapproche des 551 pages traitées l’an passé.

Parmi ces 45 consultations, une recommandation a été émise de communiquer les documents en totalité pour 35 d’entre elles (78 %), et partiellement pour 9 demandes (20 %). Quant à la dernière demande, il a été recommandé de ne pas communiquer le contenu. La presque totalité des demandes a été répondue en deçà de 15 jours, soit 98 %.

Tableau 7 : Consultations reçues

Consultations reçues

Tableau 7 - Description longue

Consultations reçues

En 2015-2016, 28 consultations ont été reçues

En 2016-2017, 37 consultations ont été reçues

En 2017-2018, 86 consultations ont été reçues

En 2018-2019, 38 consultations ont été reçues

En 2019-2020, 45 consultations ont été reçues

Consultations du Bureau du Conseil privé

Aucune consultation auprès du Bureau du Conseil privé (BCP) n’a été menée pour l’exercice 2019-2020. Toutefois, conformément à la décision du BCP en 2013, d’établir un nouveau processus pour la détermination des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, l’article 69 de la LAI a été appliqué dans un document visé par une demande d’accès à l’information, à la suite d’une consultation auprès d’un autre ministère fédéral.

Impacts des mesures prises liées à la pandémie de COVID-19 sur la capacité de l’institution d’accomplir ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Les mesures prises par DEC en lien avec la pandémie de COVID-19, comme le télétravail, n’ont pas eu d’impact sur la capacité de l’organisation d’accomplir ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Rapport statistique

Une copie du rapport statistique 2019-2020 sur l’administration de LAI est annexée au présent rapport.

5. Frais d’accès à l’information

Frais perçus et dispensés

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Montant des frais : 60 $ de frais ont été facturés pour la présentation de 12 demandes d’accès à l’information.

Total des revenus : Aucun revenu n’a été enregistré

Frais dispensés : Le BAIPRP a dispensé 35 $ de frais. Une demande a été traité informellement et 6 demandes ont été transférées d’une autre institution. Pour les demandes transférées, les frais de présentation ont été comptabilisés une fois, et ce par l’institution ayant reçu la demande initialement.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, Développement économique Canada pour les régions du Québec dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Coûts de fonctionnement du programme

Les coûts afférents à l’administration de la LAI au cours de la période d’établissement de rapports s’élèvent à 104 730 $, une diminution de 6 429 $ comparativement à l’année dernière. Elles comprennent 99 586 $ en salaire pour l’équivalent de 1,26 employé à temps plein et 5 144 $ en frais de voyage, de formation, de frais de licences de logiciels, de fournitures et de traduction.

6. Formation et sensibilisation

En 2019-2020, une séance de formation a été livrée auprès de 16 employés de DEC. De plus, l’accès à l’information a été abordé dans le cadre de la séance d’accueil pour les étudiants et nouveaux employés, qui regroupait 42 personnes. Le BAIPRP demeure toujours disponible pour offrir aux employés, dont les tâches nécessitent certaines connaissances de l’accès à l’information, des formations particulières.

Depuis 2017-2018, le gestionnaire du secrétariat ministériel (anciennement le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de DEC) est devenu membre associé du corps d’enseignants de l’École de la fonction publique du Canada. En sa qualité, il a livré des formations intitulées « l’Accès à l’information au sein de gouvernement du Canada » et la « Protection des renseignements personnels au sein du Gouvernement du Canada » au cours de la période d’établissement de rapports.

7. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Comme le projet de loi C-58 a reçu la sanction royale au cours de l’année 2019-2020, DEC a développé certaines procédures internes pour les nouveautés qu’allaient amener les modifications à la Loi d’accès à l’information. Ainsi, l’organisation a mis en œuvre ses procédures pour la divulgation proactive de cahier de transition pour les ministres ou pour les cahiers d’information lors de comparutions devant des comités parlementaires. Finalement, le BAIPRP a établi une procédure interne afin de structurer la façon dont l’organisation traiterait les demandes jugées frivoles ou vexatoires.

8. Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Plaintes

DEC n’a reçu aucune nouvelle plainte en cours d’année, et ce pour une sixième année consécutive.

Vérifications

DEC n’a fait l’objet d’aucune vérification au cours de la période d’établissement de rapports.

9. Suivi de la conformité

Surveillance du temps de traitement

Le BAIPRP assure un suivi du temps requis pour traiter les demandes d’accès à l’information avec le maintien d’un rapport hebdomadaire des demandes en traitement. Ce rapport fait état de chaque demande, notamment de la date à laquelle une réponse est attendue et de son statut, soit en récupération de documents, en analyse, en consultation ou en processus d’approbation. Ce dernier est acheminé à l’ensemble des cadres supérieurs de DEC, dont son administrateur général.

Depuis 2011, le BAIPRP s’est doté d’un logiciel pour la gestion et le traitement des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels. Ce système facilite également le suivi des différentes activités et tâches entourant le traitement d’une demande et sert d’outil pour assurer le respect des délais prescrits par la LAI.

Annexe - Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC)

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes
Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 21
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 21
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 19
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 2
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 8
Secteur universitaire 3
Secteur commercial (secteur privé) 4
Organisation 4
Public 2
Refus de s'identifier 0
Total 21
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
14 0 0 0 0 0 0 14

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2 – Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Nombre de demandes
En suspens depuis la période d’établissement de rapports précédente 0
Envoyées pendant la période d’établissement de rapports 0
Total 0
Approuvées par la commissaire à l’information pendant la période d’établissement de rapports 0
Refusées par la commissaire à l’information au cours de la période d’établissement de rapports 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapports 0

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 6 5 0 0 0 0 0 11
Communication partielle 2 0 0 3 0 0 0 5
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 2 0 0 0 0 0 0 2
Demande transférée 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 11 5 0 3 0 0 0 19
3.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1)(a) 0
13(1)(b) 0
13(1)(c) 0
13(1)(d) 0
13(1)(e) 0
14 0
14(a) 0
14(b) 0
15(1) 0
15(1) - A.I.* 0
15(1) - Déf.* 0
15(1) - A.S.* 0
16(1)(a)(i) 0
16(1)(a)(ii) 0
16(1)(a)(iii) 0
16(1)(b) 0
16(1)(c) 0
16(1)(d) 0
16(2) 1
16(2)(a) 0
16(2)(b) 0
16(2)(c) 0
16(3) 0
16.1(1)(a) 0
16.1(1)(b) 0
16.1(1)(c) 0
16.1(1)(d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1)(a) 0
16.4(1)(b) 0
16.5 0
17 0
18(a) 1
18(b) 0
18(c) 0
18(d) 0
18.1(1)(a) 1
18.1(1)(b) 0
18.1(1)(c) 0
18.1(1)(d) 0
19(1) 4
20(1)(a) 0
20(1)(b) 3
20(1)(b.1) 0
20(1)(c) 3
20(1)(d) 3
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1)(a) 3
21(1)(b) 1
21(1)(c) 1
21(1)(d) 2
22 0
22.1(1) 0
23 1
23.1 0
24(1) 0
26 0

*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

3.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68(a) 0
68(b) 0
68(c) 0
68.1 0
68.2(a) 0
68.2(b) 0
69(1) 1
69(1)(a) 1
69(1)(b) 1
69(1)(c) 1
69(1)(d) 1
69(1)(e) 1
69(1)(f) 1
69(1)(g) re (a) 1
69(1)(g) re (b) 1
69(1)(g) re (c) 1
69(1)(g) re (d) 1
69(1)(g) re (e) 1
69(1)(g) re (f) 1
69.1(1) 1
3.4 Support des documents communiqués
Papier Électronique Autres
0 16 0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
2858 2598 17
3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 10 100 1 230 0 0
Communication partielle 2 3 1 239 1 587
Exception totale 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0
Total 13 103 2 469 1 587
3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes (suite)
Disposition 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 1 1439 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0
Total 1 1439 0 0
3.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 3 0 1 0 4
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 3 0 1 0 4

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 19
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 100

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entravene au fonctionnement / Charge de travail Consultation externe Consultation internen Autre
0 0 0 0 0
3.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la loi Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
3.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 4 – Prorogations

4.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)(a)
Entrave au fonctionnement
9(1)(b)
Consultation
9(1)(c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 2 1
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 2 1
4.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)(a)
Entrave au fonctionnement
9(1)(b)
Consultation
9(1)(c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 1 1
61 à 120 jours 0 0 1 0
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 2 1

Section 5 – Frais

Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 12 $60 7 $35
Autres frais 0 $0 0 $0
Total 12 $60 7 $35

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 45 546 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 45 546 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 45 546 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 35 0 0 0 0 0 0 35
Communiquer en partie 8 1 0 0 0 0 0 9
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 44 1 0 0 0 0 0 45
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0
7.1 Demandes auprès des services juridiques (suite)
Nombre de jours De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé (suite)
Nombre de jours De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Section 8 – Plaintes et enquêtes

Article 32
Avis d’enquête
Article 30(5)
Cessation de l’enquête
Article 35
Présenter des observations
Article 37
Compte rendus de conclusion reçus
Article 37
Compte rendus de conclusion contenant des recommandations émis par la Commissaire de l’information
Article 37
Compte rendus de conclusion contenant des ordonnances émis par la Commissaire de l’information
0 0 0 0 0 0

Section 9 – Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà
Article 41 (avant 21 juin 2019) Article 42 Article 44
0 0 0
9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019
Article 41 (après 21 juin 2019)
Plaignant (1) Institution (2) Tier (3) Commissiaire à la protection de la vie privée (4) Total
0 0 0 0 0

Section 10 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1  Coûts
Dépenses Montant
Salaires 99 586 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 5 144 $
  • Contrats de services professionnels
0 $  
  • Autres
5 144 $
Total 104 730 $
10.2  Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 1,26
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 1,26

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Annexe - Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

En plus de devoir remplir les formulaires pour les rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2019-2020, les institutions sont priées de remplir ce rapport supplémentaire afin de déterminer l’incidence des mesures liées à la COVID-19 sur le rendement institutionnel pour l’exercice financier de 2019-2020 et au-delà. Les exigences en matière de données sont présentées dans les tableaux ci-dessous.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 1 – Demandes reçues
Nombre de demandes
Reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 20
Reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 1
Total1 21

1Le total doit correspondre au total indiqué à la ligne 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la LAI.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 2 – Demandes fermées
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi Nombre de demandes fermées après les délais prévus par la loi
Reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 et en suspens à la fin des périodes d’établissement de rapports précédentes 19 0
Reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 0 0
Total2 19 0

2Le total de la colonne 1 doit correspondre au total indiqué à la section 3.6.1 du Rapport statistique sur la LAI -- Le total de la colonne 2 doit correspondre au total indiqué à la section 3.7.1 du Rapport statistique sur la LAI. Colonne 1, ligne 1.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 3 – Demandes reportées
Nombre de demandes
Demandes reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 et demandes en suspens à la fin de la période d’établissement de rapports précédente qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 1
Demandes reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 1
Total3 2

3Le total doit correspondre au total indiqué à la ligne 5 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la LAI.

Annexe - Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la présidente délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe
Poste Loi sur l’accès à l’information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Gestionnaire, Secrétariat ministériel Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels Autorité absolue Autorité absolue
Conseiller, Affaires parlementaires et accès à l’information Disposition : 7, 8(1), 9, 12(2)(b), 12(3)(b), 27(1)(4), 29(1), 44(2);
Règlement : 6(1)
Disposition : 14(1)

Signé à Montréal, le 26e jour de juin 2019

______________________________________________
Manon Brassard, sous-ministre/présidente de
Développement économique Canada pour les régions du Québec

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