Guide de présentation d'un projet

À noter que nous utilisons le Numéro d’entreprise (NE), un identifiant standard et unique pour les entreprises, produit par l’Agence du Revenu du Canada (ARC). L'objectif est de permettre à celles-ci d'utiliser un numéro unique dans leurs interactions avec les programmes et services du gouvernement du Canada. Consultez Inscription au numéro d’entreprise.

Dans ce guide

• Préparer une demande d'aide financière
• Information à fournir dans une demande d'aide financière
• Cheminement d’une demande d’aide financière

Préparer une demande d'aide financière

Vous souhaitez présenter un projet en vue d’obtenir une aide financière? Parcourez les 4 étapes suivantes :

1. Examinez l’information sur les programmes, la stratégie régionale d'intervention et les critères d’admissibilité
2. Communiquez avec un conseiller du bureau d’affaires de votre région
3. Préparez votre demande d’aide financière pour le projet
4. Déposez votre demande d’aide financière

Étape 1 – Examinez l’information sur les programmes, la stratégie régionale d’intervention et les critères d’admissibilité

Consultez l’information sur les programmes de l’Agence et la stratégie d’intervention dans votre région. Puis, examinez les critères d’admissibilité liés à chacune des activités pouvant être financées par le Programme de développement économique du Québec.

Ces démarches vous aideront à déterminer si votre projet peut être admissible à une aide financière, puisque tout projet est analysé en tenant principalement compte :

• des priorités établies par l’Agence et ses bureaux d’affaires;
• des critères d’admissibilité selon la nature du projet (p. ex. admissibilité de votre entreprise, retombées économiques attendues de votre projet);
• de la disponibilité des fonds de l’Agence.

De plus, selon le type de projet, des lois ou des règlements devront être appliqués. Par exemple :

• si votre projet est susceptible d’entraîner des impacts environnementaux, un rapport d’évaluation environnementale devra être complété en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale;
• si vous bénéficiez des services d’un représentant pour présenter votre projet, votre représentant devra être enregistré auprès du Registre des lobbyistes comme prévu dans la Loi sur le lobbying, et ses honoraires ne pourront être payées à même l’aide financière accordée par l’Agence;
• si vous êtes un organisme assujetti au gouvernement du Québec, vous devrez vous renseigner auprès du Secrétariat aux affaires intergouvernementales canadiennes (SAIC) pour savoir si une autorisation du gouvernement du Québec doit vous être délivrée en vertu de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (L.R.Q. c. M-30) avant de signer une entente de financement avec l’Agence.

Étape 2 – Communiquez avec un conseiller du bureau d’affaires de votre région

Avant d’entamer les prochaines étapes, communiquez avec un conseiller du bureau d’affaires de votre région. Il répondra à vos questions et pourra vous aiguiller vers l’aide ou le moyen de financement approprié pour la réalisation de votre projet.

En vue des discussions avec votre conseiller, préparez un résumé de votre projet en vous servant, le cas échéant, de documents existants tels plan d’affaires, états financiers, dépliants, projections financières internes, etc. Plus particulièrement, faites ressortir de façon succincte l’essentiel des éléments suivants :

• description de l'entreprise;
• description et objectifs du projet;
• liste des activités et/ou des dépenses prévues;
• montage financier du projet;
• états financiers récents et pourcentage des ventes à l’international (hors-Canada);
• dates de début et de fin prévues du projet;
• retombées escomptées du projet.

Bien que ce résumé ne constitue pas une demande d’aide financière, il permettra au conseiller d’établir si votre projet peut faire l’objet d’une analyse et de vous informer sur les prochaines étapes à suivre.

Étape 3 – Préparez votre demande d’aide financière pour le projet

Si votre projet est jugé recevable, le conseiller attitré à votre dossier communiquera avec vous et vous fera parvenir un formulaire de demande d’aide financière ainsi que les renseignements à fournir pour constituer votre dossier.

Notez que l’information déjà présentée dans le résumé de votre projet pourra être utilisée comme base pour préparer votre demande.

Selon vos besoins pour le montage de votre demande ou pour l’élaboration de votre plan d’affaires, votre conseiller pourra aussi vous diriger vers des personnes ou des organismes ressources.

Cette étape est critique, car un formulaire bien rempli accompagné de tous les documents afférents facilitera le cheminement de votre demande par la suite.
 

Étape 4 – Déposez votre demande d’aide financière

À la réception de votre formulaire dûment rempli et des documents afférents, le conseiller vérifiera votre demande.

Si votre demande est incomplète :

• le conseiller vous demandera des renseignements additionnels aux fins de l'analyse;
• les renseignements additionnels pourront vous être demandés à même l’accusé de réception;
• une fois les renseignements additionnels obtenus, une lettre vous sera transmise pour confirmer que votre dossier est en analyse et que, selon nos normes de service, il est prévu qu’une décision soit rendue dans un délai de 35 à 65 jours;
• toutefois, si après un délai raisonnable, les renseignements demandés ne sont pas soumis, la demande sera considérée comme incomplète et sera fermée; une nouvelle demande devra être déposée.

Si votre demande est complète :
une lettre vous sera transmise pour confirmer que votre dossier est en analyse et que, selon nos normes de service, il est prévu qu’une décision soit rendue dans un délai de 35 à 65 jours.

Information à fournir dans une demande d'aide financière

• Pour toute demande d'aide financière
• Selon la nature de votre projet
• Autres éléments, si applicables à votre dossier

Pour toute demande d'aide financière

• Votre entreprise ou organisme
  • Donner un bref historique de l’entreprise ou de l'organisme
  • Établir la liste des actionnaires et la répartition des actions (%)
  • Dresser la liste des membres du conseil d'administration et des principaux dirigeants
  • Fournir la liste des sociétés affiliées et des associés avec leur pourcentage de participation au sein de l’entreprise
  • Décrire les produits et services de l’entreprise ou les activités de l’organisme (incluant la capacité de production et le pourcentage utilisé, si applicable)
• Votre projet
  • Décrire le projet, incluant le territoire desservi (pour les OBNL), les objectifs, les retombées socio-économiques attendues, le calendrier de réalisation et, s’il y a lieu, les risques (financiers, commerciaux, technologiques, etc.) associés à votre projet
  • Préciser les équipements à acquérir (nature, finalité, dimension au sol, équipement fixe ou mobile, etc.)
  • Préciser le nombre d'emplois créés, maintenus ou perdus par le projet (temps plein, temps partiel et saisonnier)
  • Présenter l’équipe ou le responsable de la gestion du projet
• Coûts et financement du projet
  • Détailler les coûts du projet
  • Mentionner la provenance du financement du projet : l’apport de l’entreprise, des institutions financières et de toutes les autres aides (fédérales, provinciales, municipales) confirmées et non confirmées pour la réalisation du projet (source, nature et montant)
• Situation financière de l’entreprise ou de l'organisme
  • Annexer les états financiers des deux dernières années et les états financiers intérimaires les plus récents
  • Annexer les états financiers des sociétés mères et apparentées, le cas échéant
  • Fournir les prévisions financières pour les trois prochaines années (état des résultats, bilan, ventes intérieures et d'exportation, fonds de roulement, fonds autogénérés, revenus autogénérés, etc.)
• Clientèle
  • Définir la clientèle actuelle et la clientèle ciblée (ventes intérieures, hors-Québec, hors-Canada)
  • Définir les principaux concurrents, le positionnement de votre produit sur les marchés et vos avantages compétitifs
  • Présenter votre stratégie de commercialisation

 

Selon la nature de votre projet

• Innovation/essai et expérimentation
  • Les brevets et droits de propriété intellectuelle détenus (et/ou en cours d'obtention) et demandes de crédits d'impôt
  • L’état de l'avancement des travaux dans le développement du produit ou en recherche et développement
  • Les prochaines étapes du développement du produit avant sa commercialisation
  • Le caractère innovant du produit
  • Le potentiel commercial du produit
  • Les produits comparables dans l'industrie
• Développement de marchés
  • Préciser les marchés visés
  • Préciser le réseau de distribution
  • Fournir les études de marché pertinentes
  • Déposer les brevets et homologations du produit
  • Énoncer les objectifs en matière d'exportation (chiffre d’affaires, part de marché, etc.)
• Productivité/modernisation
  • Le diagnostic de productivité (information sur la capacité de production, gain de productivité, équipements, etc.)
  • Les principaux clients, fournisseurs et sous-traitants
  • L’impact du projet sur la compétitivité et la croissance de l’entreprise
• Impacts environnementaux
  • Y a-t-il un cours d’eau à moins de 30 mètres du lieu de la réalisation du projet?
  • Le terrain est-il desservi par les services d’aqueduc et d’égout?
  • L’entreprise possède-t-elle un certificat d’autorisation du ministère du Développement durable, de l’Environnement et des Parcs du Québec pour ses opérations industrielles?
  • Le projet prévoit-il l'agrandissement ou la construction d'un bâtiment?

Autres éléments, si applicables à votre dossier

• Déposer les études, diagnostics ou recommandations d’experts réalisés
• Joindre les études de marché récemment produites dans votre secteur
• Présenter les avis technologiques permettant de valider la faisabilité des produits
• Fournir les avis d’expert permettant de valider les produits brevetables

 

 

Cheminement d’une demande d’aide financière

Qu’est-ce qui se passe après...

• la réception de ma demande?
• l’approbation de ma demande?

Qu’est-ce qui se passe après la réception de ma demande?

Au moment de la réception de votre demande, le conseiller révise la demande ainsi que les informations fournies. Un accusé de réception vous est ensuite envoyé en incluant, au besoin, les principales informations manquantes.

Par la suite, le conseiller juge si l’analyse de votre demande peut commencer en fonction des informations présentées au dossier et selon les préalables complétés, par exemple, l’évaluation environnementale en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale ou l’enregistrement du lobbyiste en vertu de la Loi sur le lobbying.

L’analyse se fait selon les critères d’admissibilité propres à chacun des programmes, les priorités d’intervention dans chacun des bureaux d’affaires et la disponibilité des fonds de l’Agence. En tout temps pendant l’analyse, le conseiller peut vous demander des informations complémentaires. Il est donc important d’y donner suite le plus rapidement possible pour faire avancer le dossier.

Selon nos normes de service, la décision définitive d’une demande complète ne dépasse généralement pas 65 jours. En cas de rejet de votre demande, on vous fournira les motifs de ce rejet dans les meilleurs délais.

 

Qu’est-ce qui se passe après l’approbation de ma demande?

Entente de financement
Une fois la décision définitive prise, vous serez mis au courant. Une lettre d’offre vous sera envoyée dans les 5 jours suivant cette décision. La lettre d’offre fait office d’entente de financement et présente l’ensemble des clauses à respecter relativement à l’aide financière accordée et à son remboursement éventuel, le cas échéant. Votre conseiller pourra vous aider à bien comprendre les clauses de cette entente ainsi que les étapes à suivre pour faire des demandes de réclamation des dépenses admissibles et autorisées. L’entente entre en vigueur dès la réception par l’Agence d’un original de l’entente de contribution dûment signé par le client, le tout dans les soixante (60) jours suivant la transmission de l’entente de contribution par l’Agence. En tout temps, n’hésitez pas à communiquer avec votre conseiller pour de plus amples informations.


Versement de l’aide financière
Le versement de l’aide financière accordée, qu’elle soit remboursable ou non remboursable, se fait par réclamation. De fait, trimestriellement ou selon l’avancement de la réalisation de votre projet, vous aurez un formulaire (C1-C2) de demande de réclamation des dépenses admissibles et autorisées à remplir pour obtenir le remboursement des dépenses effectuées. Les montants alloués par année financière gouvernementale (du 1er avril au 31 mars) doivent être respectés. Le dernier versement est effectué lorsque le projet est terminé et que toutes les dépenses liées au projet ont été engagées et payées. Lors du traitement de vos demandes de réclamation, certains documents pourront vous être demandés à titre de pièces justificatives ou de suivi de la réalisation du projet. Toute information relative à l’avancement de votre projet doit être conservée pendant toute la durée de l’entente.


Remboursement de l’aide financière
Si l’aide financière qui vous est accordée est une contribution remboursable, vous trouverez dans l’entente signée toutes les clauses liées à son remboursement. Les modalités de remboursement sont établies au cas par cas.
 

Questions

Pour en savoir davantage, communiquez avec un conseiller du bureau d’affaires de votre région. Il saura vous guider dans votre démarche.